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Après un congé de quelques jours, la boîte mail est souvent remplie de courriers non lus. Avec ses trois astuces, découvrez comment en finir avec cette corvée qui accapare une partie de votre temps.
Pour éviter de passer des heures à lire les mails après une pause de quelques jours, certains y consacrent un peu de temps pendant les vacances, d’autres s’y mettent le week-end avant le retour au boulot ou se bloquent deux heures le lundi matin. Dans ces vidéos, apprenez à travers ces trois astuces relayées par Le Huffpost, comment trier quasi-automatiquement les messages de Gmail et Outlook.
Cette astuce permet de créer un libellé pour regrouper des courriers dans un même emplacement ou dossier. Vous pouvez marquer certains mails automatiquement comme lus ou encore les supprimer, si vous êtes certains qu’ils ne vous seront plus utiles. Il est toutefois important de bien catégoriser vos courriers avant même que vous n’ayez à les lire. Voici quelques astuces pratiques :
- Regrouper tous les mails qui vous sont adressés directement et envoyés d’adresses mails spécifiques (supérieurs, newsletter, rapport d’activité, etc.)
- Classer tous les mails qui vous sont adressés directement et envoyés de la part de quelqu’un de votre société en ajoutant le domaine du mail. Pour les personnes en dehors de l’entreprise, il suffit de rajouter le signe moins.
- Cocher la case "appliquer ce filtre aux conversations précédentes".
Sur Gmail, les dossiers appelés libellés peuvent être ajoutés au moment de créer un nouveau filtre ou sont accessibles dans la colonne de gauche. Son objectif est de pouvoir filtrer un type de messages et le ranger automatiquement dans une catégorie. Dans la pratique, cela vous permettra par exemple de connaître d’un premier coup d’œil si vous avez de nombreux mails non lus venant de votre directeur ou d’un client important.
Afin de bien nettoyer les messages non lus après avoir suivi les astuces précédentes, optimisez votre temps en utilisant les raccourcis clavier. La touche X sert à sélectionner un message tandis que les raccourcis J et K sont destinés à afficher le message précédent ou suivant facilement. En ce qui concerne les options cachées, "l’avance auto" permet de passer directement au message suivant après en avoir supprimé un. Le "volet d’aperçu", quant à lui, est idéal pour afficher le contenu d’un mail directement depuis votre boîte de réception.
