L’open-space n’est pas un concept nouveau puisqu’il apparaît au cours des années 40 aux Etats-Unis. Actuellement, de plus en plus de sociétés le privilégient. Si certains pensent que c’est un moyen de se rapprocher, d’autres s’y sentent mal à l’aise. Pour que travailler en open-space devienne un plaisir, voici quelques conseils utiles.
Travailler tous ensemble dans une même pièce, c’est donc le concept de l’open-space. Ce genre d’organisation offre plusieurs avantages : la convivialité, la communication, le rapprochement… De plus, c’est l’occasion de renforcer l’esprit d’équipe et le dynamisme du groupe. Pour que la « cohabitation » ne soit pas un fardeau, des règles doivent être établies. Aussi, avant que l’employeur ne décide de l’adopter, il faut réunir tous les collègues pour une mise au point des règles de vie à respecter.
En open-space, se sentir mal à l’aise peut créer des troubles plus graves à long terme. Pour éviter cela, il est important que chacun s’exprime et que le groupe se mette d’accord sur certains points : ambiance, ouverture des fenêtres, heure des pauses… La raison d’être de l’open-space étant de renforcer les relations humaines, il faut donc exploiter cette opportunité et ne pas se terrer dans son coin à longueur de temps. Le but est de permettre à chacun d’être dans son élément.
Par ailleurs, en open-space, tout n’est pas formel ni consigné sur écrit. Il est tout à fait possible de communiquer à son supérieur sans prendre de rendez-vous. Ce qui permet à chacun d’obtenir des réponses rapidement, là où auparavant il fallait organiser des réunions. Ainsi, la communication est favorisée, très utile pour la productivité.
Même si l’on dispose d’un grand espace, la discrétion est toujours de mise, surtout en ce qui concerne les bavardages et les coups de fil. En effet, si tout le monde se met à faire comme il veut, cela créera un vrai tapage.
Pour conserver une certaine ambiance conviviale et décontractée, les moments de relâche sont vivement conseillés : musique, goûter, rigolade... tout est bon pour se relaxer, à condition de ne pas dépasser les bornes. De plus, ces moments de divertissement n’empêchent pas de travailler sérieusement et efficacement. Vous pouvez par exemple réserver 15 à 20 minutes, au moins une fois par semaine, pour décompresser en groupe.
Il ne faut pas hésiter à utiliser les espaces « réservés » mis à disposition par la direction, salles de réunion ou box privés pour prendre l’air et retrouver un minimum d’intimité. Les appels téléphoniques importants, confidentiels et les conversations privées seront passés dans ces lieux dits de respiration. En cas de pic de travail ou de surchauffe, le mieux est de s’isoler, voire de demander à ses collègues un minimum de calme et de silence.
L’espace étant limité, il est impératif de privilégier le rangement. Les dossiers quotidiens et le travail en cours doivent être à portée de main sur le plan de travail. Le reste, sur des étagères en hauteur ou dans des armoires. Le travail en open-space impose un minimum de discipline et de respect envers ses collègues. Cela commence par un bureau bien rangé...
